TINDAK LANJUT DALAM PENGELOLAAN INFORMASI

TINDAK LANJUT DALAM PENGELOLAAN INFORMASI

Oleh  : Encang Saepudin

 

Informasi adalah hasil dari pengolahan data. Informasi tersebut dapat dalam bentuk fisik dan nonfisik. Informasi bentuk fisik adalah informasi yang sudah dicetak  diatas kertas dalam bentuk “print-out” atau “hardcopy”. Sedangkan informasi bentuk nonfisisk adalah informasih yang masih berada dalam komputer yaitu pada ”harddisk” dan media komputer lainnya seperti disket dan pita magnetik. Sesudah informasi tersbut dihasilkan masih tredapat kegiatan lanjutan yang dilakukan terhadap informasi, yang disebut sebagi kegiatan. Tindak Lanjut Informasi (Information follow-up)  tersebut adalah.

1. komunikasi

Informasi dapat di komunikasikan untuk keperluan internal dan eksternal organisasi. Komunikasi internal adalah komunikasi antarorganisasi sendiri, baik pusat, cabang, maupun perwakilan-perwakilan. Komunikasi eksternal adalah komunikasi dengan organisasi-organisasi lain dan pelayanan pelanggan. Komunikasi internal dan eksternal tersebut dapat dilakukan dalam bentuk komunikasi langsung dan komunikasi tidak langsung.

Mengkomunikasikan informasi dapat dilakukan dalam bentuk

1.       Rapat

2.       Pelaporan

3.       Arus informasi rutin (flow of information),

4.       Pengiriman

Pada rapat, informasi dapat disampaikan atau disajikan secara lisan atau tertulis (hasil cetak) dengan alat Bantu audio visual aid/AVA atau komputer. AVA adalah alat Bantu yang dapat dipandang dan didengar seperti film, filmstrip, rapat dapat berlangsung dalam satu ruangan atau jarak jauh (teleconference).

Pelaporan informasi umumnya dilakukan oleh bawahan kepada atasan. Pelaporan dapat dilakukan secara berhadapan, jarak jauh, tertulis, atau pelaporan jarak jauh antar komputer.

Mengkomunikasikan informasi melalui kegiatan arus informasi rutin dapat mengalir secara horizontal dan vertical. Arus informasi horizontal adalah arus informasi yang berjalan mendatar antara unsur atau unsur setingkat. Arus informasi vertical adalah arus informasi yang mengalir dari bawah ke atas (upward/bottom-up) dan dari atas ke bawah (down ward/top down). Arus informasi dapat dialirkan dalam bentuk dokumen tertulis dan AVA atau antarkomputer melalui sebuah jaringan.

Ada dua macam pengiriman informasi yaitu, pengiriman fisik dan pengiriman nonfisik. Pengirim fisik informasi anatara lain dpat dilakukan dengan pos, kurir, faksimili. Disamping pengirimkan fisik dokumen dengan pos, kurir, faksimil, informasi dapat dikirim melalui telex, telegram atau antarkomputer dengan surat elektronik (electronic mail/e-mail).

2. Penyimapanan

Menyimapan informasi dalam file-file seperti di kotak-kotak atau di cabinet arsip dan lain-lain. Untuk keperluan pemakaian waktu yang akandatang disebut penyimpanan (storing). Penyimpanan informasi perlu dilakukan bila informasi tersebut bernilai tinggi dan masih akan dipakai  sebagai bahan bukti, alat bantu ingatan, atau referensi. Penyimpanan dapat disesuaikan dengan media informasi itu berada. Media tersebut umumnya dari kertas, AVA atau media komputer.

3. Penemuan Kembali

Mencari kembali data dan informasi yang sudah disimpan, bila diperlukan oleh manajemen atau untuk keperluan pekerjaan di sebut penemuan kembali (retrieving). Cara (motode) penemuan kembali tersebut tergantung kepada cara penyimpanan yang digunakan. Untuk penyimpanan manual pencarian dapat dilakukan petugas sesuai dengan sistem penyimpanan masing-masing, misalnya menurut nama, subjek, geografis atau nomor.

 Untuk data dan informasi yang dimasukan dalam komputer, maka keperluan akan informasi dapat dicari melalui prosedur komputer, bila memerlukan fisik informasinya, kita dapat menggunakan indeks atau kode penyinpanan yang diprogramkan pada komputer, sehingga tempat atau lokasi fisik informasinya disimpan dapat  diketahui dan ditemukan.

4. Reproduksi

Sering kali informasi yang dihasilkan perlu diperbanyak untuk keperluan penyebaranya. Memeprbanyak informasi tersebut disebut reproduksi. Tergantung kepada masing-masing, maka pekerjaan reproduksi dapat dilakuakan secara manual, mesin manual, mesin listrik, atau komputer.

 Kegiatan-kegiatan tindak lanjut  terhadap keluaran informasi tersebut di atas tidak termasuk sebagai pekerjaan pengolahan data, karena sudah merupakan pekerjaan informasi. Berikut ini adalah ringkasan kegiatan tindak lanjut informasi dalam bentuk gambar bagan kegiatan komunikasi, penyimpanan, penemuan kembali, dan reproduksi yang berkaitan dengan alat yang digunaka (lihat tabel 2.1).

Jenis peralatan

komunikasi

Penyimpanan kembali

penmemuan

reproduksi

manual

Lisan

Tertulis

kurir

 

Arsip

Dokumen

Jurnal

Buku besar

File klerk

Peneta pembukuan

Pencatatan

Kertas

Karbom

Mesin manual

Penyampaian dokumenmesin berjalan

File putar                 bermesin

Mesin,Stensil,

Mesin, alamat

Mesin cetak

 

File kartu

File bergerak

Mesin listrik

Pita kaset

Recorder, Telex

Telegram, Faxsimili, Telepon

AVA

AVA

Mesin elektrik pencari dokumen

Mesin elektrik duplicator, alamat, cetak

komputer

Transmisi data

o-line

jaringan area lokal (LAN)

jaringan area luas (wide area network)

keluaran

cetak

display

visual, keluaran, suara

Media komputer

Magnetis

Microfilm

komputer

On-line

Dengan alat akses langsung penyimpanan media komputer

Kopi ganda pencetak kopi microfilm

 

Tabel  2.1 : hubungan alat dan tindak lanjut informasi.

 

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: ASMI.

Amsyah, Zulkifli. 2000. Manajemn Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia.

Badriyah, Tessy. Sistem Informasi Manajemen.

Burch dan Strater, 1974. Information Systems: Theory and Practice, Hamilton Publishing Campanny, California: Santa Barbara.

 

Davis, Gordon B. 1974. Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure, and Development. McGraw-Hill International Book Campany: Auckland etc.

 

Davis, Gordon B. 1991. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen: Struktur dan Pengembangannya. Jakarta : Pustaka Binaman Pessindo.

 

Davis, Gordon B. 1992Sistem Informasi Manajemen I & II. Jakarta: Pustaka Binawan.

Enger, Norman L. 1980. Management Standards for Developing Information Systems New York: AMACOM.

 

Gasperz, Vincent.1988. Sistem Informasi Manajemen: Suatu Pengantar. Bandung: Armico.

 

Indrajit, Ricardo Eko. 2001. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: Gramedia.

 

Kumorotomo, Wahyudi dan Subando Agus Margono. 2001. Sistem Informasi manajemen. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.

 

Lani,Sidharta. 1995. Sistem Informasi Manajemen: Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta:  Elex Media Komputindi

 

Lucas, Henry. 1978. Information Systems Concepts for Management. New York: McGraw-Hill.

 

Moekijat. 1991. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Remaja Rosda Karya.

 

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi.Yogyakara: Andi.

 

Onong, U. Effendi. 1989. Sistem Informasi Manajemen. Bandung:  Mandar Maju. 

Ricks, Betty, et.al. 1992. Information and Image Management: a Records System Approach, South Western Publishing Co., Cincinnati.

 

Richardus, Eko Indrajit. 2000. Pengantar Konsep Dasar: Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta:  Elex Media Komputindi.

 

Riza, Taufan. 2001. Manajemen Jaringan TCP/ IP. Jakarta:  Elex Media Komputindi.

 

Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedke. 1987. Information and Record Management, Los Angeles: California State University.

 

Soedjadi, F. X. 1995. Analisis Manajemen Moderen. Jakarta:  Gunung Agung.

Siagian. 1977. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan. Cetakan ketiga. Jakarta: Gunung Agung.

 

Sulistyo-Basuki.  2003. Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia.

 

Utomo, Junaedi. 2000. “Sistem Informasi dan Fenomenanya di Masa Depan”, Buletein Jendela Informatika. Vol 1. No. 6.

 

Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. 1992. Records Management Handbook, Vermont: Ashgate Publish.

 

 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s