ANALISIS SISTEM DAN PENGEMBANGAN SISTEM

ANALISIS SISTEM DAN PENGEMBANGAN SISTEM

Oleh  :  Encang Saepudin

Penerapan anaalisis sistem untuk pengembangan sistem informasi biasanya memerlukan jangka waktu yang lebih lama bila dibandingkan dengan pemecahan masalah pada umumnya. Dengan sendirinya hal ini tidak benar untuk semua kejadian. Lagipula, pengembanga sistem informasi dari satu sudut pandangan dapat disebut suatu pemecahan terhadap suatu maslah; artinya, kebutuhan untuk mengetahui dan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi. Akan tetapi, untuk dapat lebih baik menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilaksnakan selama pengembangan suatu sistem, kita dapat memperkenalkan tiga tahap:

1         Analisis sistem

2         Perancangan sistem

3         Pelaksanaan sistem

Ketiga tahapan pengembangan sistem ini dilukiskan dalam gambar 2.1 sebagai pembentuk lingkaran kehidupan sistem. Lagipula, kegiatan-kegiatan pekerjaan sistem yang penting yang berhubungan dengan tiap tahap juga ditunjukan dalam gambar ini. Menggunakan paham lingkaran kehidupan merupakan suatu cara yang sangat baik untuk menggambarkan hakikat sistem itu sendiri yang dapat berjalan terus dan dinamis. Selain itu paham linghkaran kehidupan memberikan suatu tinjauan tentang metodologi pengembangan sistem kepada kita.

Sumber: Burch danStrater 1974: 12

 

Gambar 2.1:

Sebuah ilustrasi siklus kehidupan sistem informasi dan kegiatan-kegiatan pokok dihubungkan dengan tiap-tiap tahap siklus kehidupan

 

Seperti halnya dengan setiap kesatuan yang dinamis kegunaan keluaran sistem informasi, efisien pelaksanaannya, dan pelaksanaan sistem secara keseluruhan, dapat berbeda banyak sepanjang waktu. Akibatnya sistem informasi dapat mengalami kemundurun, keusangan, dan akhirnya penggantian. Akan tetapi jarang sistem informasi itu secara keseluruhan dilaksanakan pada satu hal tepat pada waktunya. Akibatnya, bagian sistem informasi, atau suatu subsistem dalam organisasi, lebih mungkin harus diperbaiki atau dibangun kembali secara terus menerus.

1. Informasi

1.1  Jenis Informasi

Untuk memudahkan dan mengurangi kerumitan pekerjaan informasi maka dilakukanlah pendekatan sistem. Untuk memudahkan dan mengurangi kerumitan menelaah data yang demikian beragam dan banyaknya data yang harus ditangani oleh organisasi, maka data yang ada dalam tiap organisasi dapat dikelompokan menjadi dua jenis yaitu data subtantif dan data Fasilitatif.

1.       Informasi substantif adalah informasi yang berkaitan dengan kegiatan substantif. kegiatan substantif adalah kegiatan popkok dari suatu organisasi, sesuai dengan tujuan utama dari organisasi bersangkutan. Contoh kegiatan pokok dari departemen pertanian dan organisasi swasta argobisnis adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pertanian dan kegiatan.

2.       Informasi Fasilitatif adalah iformasi yang berkaitan dengan kegiatan fasilitatif. kegiatan fasilitatif adalah kegiatan pendukung dari suatu organisasi. Contoh  kegiatan fasilitatif dari departemen pertanian adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan kesekertariatan, keuangan, kepersonaliaan, pusat pengolahan data, dan kemasyarakatan.

Selain itu, Jenis informasi dapat dikelompokan berdasarkan isi informasi, bentuk informasi, dan keluran informasi.

1.       Isi Informasi

Informasi biasanya disebut berdasarkan isi pokok atau subjek tersebut adalah mengenai suatu kegiatan atau bidang kegiatan tertentu, mulai dari tingkat subjek yang luas sampai tingkat subjek yang sempit

2.       Bentuk Informas

Berdasrkan pada bentuknya maka informasi dapat di bedakan dalam delapan bentuk informasi, yaitu:

a.       Informasi Uraian

Informasi uraian adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisikan kalimat-kalimat yang ringkas dan jelas. Informasi ini bisa dalam bentuk laporan, notulen, surat atau memo.

b.       Informasi Rekafitulasi

Informasi rekapitulasi adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan (kalkulasi) atau gabungan perhitungan yag berisikan angka-angka yang disajikan dalam bentuk-bentuk kolom. Contoh dari informasi ini adalah neraca, kuitansi, rekening, daftar pembelian, daftar penjualan, kalkulasi harga.

c.       Informasi gambar

Informasi gambar (bagan) adalah informasi yang dibuat dalam bentuk gambar atau bagan, misalnya gambar konstruksi dan bagan organisasi.

d.      Informasi Model

Informasi model adalah informasi dalam bentuk formulir dengan model-model yang dapat memberikan nilai ramalan atau prediksi dan nilai-nilai lain seperti nilai hasil pemecahan persoalan yang optimal sebagai alternative bagi pembuat keputusan. Dengan model yang memberikan nilai ramalan, manajemen dapat meramalkan jauh beberapa tahun ke depan berbagai dampak positif dan negatif yang mempengaruhi keputusan yang dibuat. Misalnya perhitungan keuntungan bank dalam lima tahun bilaman alternative model A yang dipilih sebagai keputusan perencanaan.

e.       Informasi Statistik

Informasi statistik adalah informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukan dalam bentuk grafik atau tabel. Dari pengolahan statistik dapat disediakan informasi dalam bentuk nila-nilai koevisen seperti variasi, korelasi, determinasi, dan regresi mengenai penyajian informasi.

f.        Informasi formulir

Informasi formulir adalah informasi yang dibuat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isian yang sudah ditentukan dan yang disesuaikan dengan keperluan kegiatan masing-masing.

g.       Informasi Animasi

Informasi animasi adalah informasi yang dalam bentuk animasi dengan suara dan video. Informasi ini juga dapat disebut informasi multimedia. Bila Koran adalah salah salah satu bentuk media cetak, maka dengan kemajuan tekhnologi multimedia, kida dapat melihat video sebuah pristiwa beserta berita yang pernah dimuat di media cetak melalui komputer pribadi. Dikatakan bahwa buku-buku teks yang tebal sudah digantikan oleh Compach Disk (CD) bergaris tengah 5,25 inci. Misalnya 21 jilid ensikolopedi (10 juta kata) bisa dikemas dalam CD tersebut, dengan ditambah tayangan gambar bergerak (video) suara, grafik, dan banyak lagi data yang bisa menarik di dalamnya

h.       Informasi Simulasi

Informasi simulasi adalah informasi mengenai suatu kegiatan nyata pada suatu situasi atau peralatan yang dimuat dalam bentuk serupa tetapi dengan ukuran kecil atau dengan layar komputer menjadi mirip seperti ukuran sebenarnya. Misalnya simulasi untuk pendiddikan pilot pesawat terbang dengan perangkat lunak khusus.

1.2 Stuktur Informasi

Informasi menurut Gordon B. davis dalam bukunya berjudul Managemen  Information sistem adalah ”data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan”. Definisi tersebut menekankan kenyataan bahwa data harus diproses dengan cara-cara tertentu untuk menjadi informasi dalam bentuk dan nilai yang berguna bagi pemakai.

Masing-masing manajemen akan menggunakan bentuk informasi yang sesuai degan keperluan masing-masing. Karena itu terdapat bermacam-macam cara pengelompokan informasi. Pada gambar berikut diperlihatkan secara kontras segi bisnis suatu informasi secara berkesinambungan degan manajemen lini atas (strategis) di satu sisi dan manjemen lini bawah  (teknis) di sisi lain. Manajemen lini tengah (teknis, sebagaimana biasa, selalu berada diantara keduanya dengan bentuk informasi yang berada di antara kedua tingkatan (lihat gambar 2.3).

                                                                       Terstruktur, terprogram

Tidak terstruktur, masa depan                        sudah konkrit, internal

tidak konkrit, eksternal

 

 

 

                manajemen        manajemen            manajemen

                lini atas              lini tengah              lini bawah

                 strategis             taktis                      teknis

 

Sumber: Zulkifli: 1997: 290

Gambar 2.3  Dimensi bisnis suatu informasi

Faktor-faktor yang terlihat pada gambar di atas adalah saling berhubungan. Misalnya, informasi yang tidak berstruktur adalah struktur diprogramkan. Informasi struktur mengikuti suatu irama dengan pola pengulangan yang sama, dan terjadi pada periode waktu yang dapat ditentukan

Informasi untuk keperluan perencanaan (lini atas) lebih berorientasi pada masa depan, karena itu tidak pasti bila dibandingkan dengan informasi untuk keperluan tingkat manajemen lini bawah. Itu tidak sepenuhnya berarti bahwa manajemen lini atas tidak memerlukan informasi masa lalu sebagai hasil operasional. Informasi hasil informasi-informasi masa lalu harus dilihat dari sudut kondisi eksternal dan lokasi pasar dimana organisasi berkompetisi. Focus dari manajemen lini atas adalah pada perencanaan dan kebijakan masa depan. Berikut ini diterangkan pada gamabar matriks yang memeprlihatkan perbedaan antara informasi internal dana informasi eksternal (lihat gambar 2.4).

 

 

Internal

eksternal

Pelaporan

proses

A

B

C

D

Sumber: Zulkifli: 1997: 291

Gambar 2.4:  Matriks informasi.

Informasi internal adalah suatu produk sampingan (by-produch) yang terjadi karena adanya kegiatan operasional umum atau biasa (normal) suatu organisasi. Informasi yang diolah dari catatan pemakaian persediaan minggu lalu adalah merupakan contoh jenis informasi internal. Informasi internal umumnya bersifat historis, statis dan factual (fakta). Hal itu jelas terlihat pada matriks di atas, sebagaimana pada kategori A dimana informasi adalah sebagai hasil laporan dan bukan terjadi sebagai proses statistik.

Bila informasi terbatas untuk keperluan laporan dan tidak diupyakan misalnya dibuat dalam bentuk statistik yang menggambarkan korelasi data, maka itu berarti informasi laporan data internal. Tetpi bila pemakaian persediaan dibuat secara statistik untuk pola pemakaian masa depan, makaini contoh dari informasi kategori B, yaitu sebagai informasi internal yang diproses secara statistik.

Informasi eksternal adalah informasi yang bersumber dari data di luar kegiatan operasional organisasi. Contohnya adalah pertumbuhan penduduk pada pasar yang dilayani organisasi, atas perubahan-perubahan kelompok pasar. Kategori C adalah informasi laporan data, tetapi sudah dianalisis secara statistik. Kategori D adalah informasi hasil penggunaan jenis teknik matematika untuk menganalisis dan mengkorelasikan data.

Ramalan penjualan yang memproyeksikan masa depan dengan berdasarkan pada sejarah perkembangan penjualan merupakan informasi kategiri B. dan ramalan penjualan yang memasukan juga statistik-statistik kecenderungan-kecenderungan pasar eksternal merupakan informasi kombinasi B dan D.

Untuk informasi yang relative paling banyak menggunakan alat pengolah komputer adalah terssusun sesuai urutan abjad masing-masing nama kategori, yaitu:

  1. Informasi A lebih banyak dari informasi B
  2. Informasi B lebih banyak dari informasi C
  3. Informasi C lebih banyak dari informasi D

Berikut ini dikemukakan kebutuhan umum ketiga tingkat manajer terhadap jenis informasi internal dan eksternal. Dari gambar telihat bahwa kebutuhan informasi eksternal adalah banyak pada manejer lini atas, sedang pada menejer lini tengah, dan sedikit pada manejer lini bawah. Sedangkan kebutuhan akan informasi internal adalah sedikit pada menejer lini atas, sedang pada menejer lini tengah, dan banyak pada manejer lini bawah. (lihat gambar 2.5).

Sumber: Zulkifli: 1997: 293

Ganbar 2.5: Keperluan manajer akan informasi

Sebagai gambaran umum berikut ini di sajikan gambar kebutuhan informasi tingkat manajer.

Sumber: Zulkifli: 1997: 293

Gambar 2.6: Kebutuhan informasi tingkat manajer

1.3 Keluaran Informasi

Pengelompokan informasi berdasarkan hasil olahan komputer yaitu sebagai keluaran (output) komputer umumnya dibagi menjadi dua bentuk, yaitu Laporan dan Jawaban pertanyaan.

a.       Laporan

Umumnya laporan diklasipikasikan menurut waktu penerbitanya atau menurut tujuan penggunaanya.

Ada lima kategori umum laporan:

1         Lporan periodik (periodic report).

Disebut juga laporan terjadwal  (scheduled report). Laporan ini diproduksikan interval tetap atau regular (harian, mingguan, bulanan, dan lain-lain) dan menggambarkan informasi rutin dalam bentuk detail maupun kesimpilan. Contohnya anatara lain adalah laporan penjualan, laporan keuangan, catatan inventarisasi, dan laporan penggajian

2         Laporan Atas Permintaan.

Kadang-kadang disebut laparan sebagai tidak terjadwal (unscheduled reports), yang diproduksi hanya bila diminta oleh manajemen.

3         Laporan Perkecualian (exeption reports).

 Laporan ini dibuat secra otomatis oleh sistem informasi bila situasi kekecualian terjadi yang memerlukan perhatian manajemen. Laporan ini biasanya dibuat karena situasi atau kondisi yang tidak memuaskan, misalnya, situasi dimana biaya-biaya actual secara signifikan lebih besar dari biaya-biaya yang dianggarkan atau bila produksi jatuh di bawah tingkat yang sudah ditetukan sebagai tingkat yang dapat diterima.

4         Laporan special.

 Laporan ini disiapkan untuk keperluan bersipat informasi yang tidak terantisipasi. Laporan special diminta sebagai hasil dari beberapa kejadian yang signifikan tetatapi sama sekali tidak terduga sebelumnya. Misalnya, penemuan bahaya pada substansi yang dapat mengancam proses pekerjaan manufaktir sehingga pihak manajemen meminta laporan khusus yang berisikan daftar ketidak hadiran dan klaim kesehatan oleh personel yang bertanggunga jawab terhadap substansi bersangkutan. Laporan special berbeda dengan laporan perkecualian karena laporan khusus tidak otomatis dibuat oleh sistem informasi.

5         Laporan frediktif

Laporan ini disiapkan dengan menggunakan teknik analis statistik, simulasi atau model. lapoan prediktif mencoba meramalkan kecenderungan masa depan. Contohnya adalah proyeksi personil yang dipersyaratkan, etimasi kebutuhan capital jangka panjang, dan neraca proyeksi keuangan.

b. Jawaban Pertanyaan

Sebagai alternatif lain dari laporan pada sistem informasi, maka pemakai dapat juga mengajukan pertanyaan (inquiries) secara online dengan model interaktif. Komponen informasi penting untuk keperluan jawaban pertanyaan, biasanya adalah database atau sisitem database.

Pertanyaan dapat dijawab dalam beberapa detik, dibandingkan dengan waktu yang lama yang biasanya dalam pembuatan laporan. Sekarang pemakai dapat dipermudah dengan penggunaan bahasa non prosedur (nonprocedural language) pada perangkat lunak komputer. Sebelumnya pemakai agak sukar menggunakan bahassa prosedur (procedural language) sperti BASIC, COBOL, FORTRAN, ALGOL, PL/I, dan sebagainya.

1.4 Tingkat Informasi

Sebagimana telah dijelaskan di depan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah dalam bentuk tertentu sesuai dengan keperluan pemakaian informasi tersebut. Kalau data umumnya berada pada tingkat teknis, maka informasi umumnya berada pada tingkat manajemen. Informasi dipakai untuk keperluan manajer. Manajer dalam organisasi terdiri dari manajer lini bawah, lini tengah, dan lini atas. Oleh karena itu, dipandang dari sudut tingkat manejer, informasi dapat dibagi menjadi:

1. Informasi manejer lini bawah

2. Informasi manejer lini tengah

3. Informasi manejer lini atas

Ketiga jenis informasi tersebut tergantung tujuan organisasi yang di terjemahkan dalam bentuk kegiatan unit kerja masing-masing sebagai bagian dari organisasi. Kegiatan setiap unit organisasi dapat dimulai dari manajmen lini atas bergerak ke bawah pada manajemen lini tengah, ke bawah lagi ada manajemen lini bawah, dan sampai pada kegiatan operasional di lini opersional. Kegiatan beberapa manajemen tersebut meluputi penjabaran fungsi-fungsi manajemen yang umum kita kenal antara lain perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggiatan (actuating), pengawasan (controlling), pengarahan (directing), pengkoordinasian (coordinating), penganggaran (budgething), penyususnan personel (staffing), pemotipasian (motivating), dan sebaginya.

Kegiatan operasional organisasi dilakukan oleh lini operasional masing-masing unit kerja yang pada piramida organisasi terletak paling bawah yaitu terletak pada manajemen lini bawah. Berdasarkan kegiatan tersebut, berarti mengalirnya arus informasi adalah mulai dari atas berdasarkan arahan dari orang yang di atasnya. Tetapi pada pekerjaan informasi, umunya dimulai dari bawah kemudian ke atas karena informasi berasal dari data yang sudah diolah.

Berikut ini dicantumkan  contoh jenis informasi yang sesuai dengan tinkat (level) kegiatan dan jenjang data masing-masing.

1.   Informasi Manajer lini Bawah

Manajer lini bawah berkonsentrasi pada perencanaan operasional harian. Karena itu sifat informasi atau laporan pada lini ini adalah  informasi harian yang didasakan pada kegiatan lini operasinal. Ini adalah kelompok manajer terbanyak dalam organisasi. Informasi manajer lini ini pada umumnya laporan harian atau laporan satu perkembangan kegiatan tertentu dari suatu kegiatan organisasi.

2.   Informasi Manajer Lini Tengah

Manajer ini tengah berkonsentrasi pada perncanaan teknis (tactical plans) atau perencanaan jangka menengah. Manajer tingkat ini terlibat dengan masalah apa yang akan dikerjakan oleh organisasi dalam jangaka waktu satu smpai lima tahun ke depan. Mereka memantau kinerja manajer lini bawah dan mengontrol kegiatan yang menggerakan organisasi menuju sasaran yang telah dibuat oleh manajer atas. Sifat informasi pelaporan lini ini adalah bulanan sesuai dengan kegiatan pokok beberpa manajer bawahannya.

 

3.  Informasi Manajer Lini Atas

Manajer lini atas berkonsentrasi pada perencanaan strategi (strategic plans) atau perencanaan jangka panjang. Tingkat ini berorientasi ke masa depan organisasi dan memantau kinerja personal kunci (manajer tengah) yang akan menjalankan perencanaan tersebut. Tugas manajer tingkat atas tertuma berkaitan dengan perencanaan kegiatan organisasi untuk masa lima tahun atau lebih ke depan, mengkoodinasikan keseluruhan  unit organisasi, membuat kebijakan utama, dan berhubungan denga organisasi lain dan kejadian eksternal. Sifat informasi atau laporan pada lini ini adalah bulanan campuran kegiatan manajer lini tengah bawahannya.

1.5 Nilai Informasi

Manfaat informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari sesuatu yang tidak pasti atau untuk mengurangai ketidakpastian tersebut, sehingga manusia dapat membuat sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungakan. Berikut gambar 2.7 yang menggabarkan  nilai informasi  yang dapat membuat dan menentukan keputusan  atau tindakan yang menguntungkan. 

Teknik membuat keputusan

Informasi keluaran dari hasil pengolahan data

Ketidak pastian

Tindakan yang menguntungkan

keputusan

Sumber: Zulkifli: 1997: 315

Gambar 2.7. Nilai informasi

Dapat dikatakan bahwa informasi adalah alat bantu untuk mengurangai ketidak pastian. Makin besar bantuannya untuk mengurangi ketidakpastian makin tinggi nilai informasi tersebut.

Data dan informasi merupakan bukti, rekaman, atau catatan kegiatan yang diperlukan oleh unit kerja pembuat data dan informasi itu sendiri, serta unit-unit kerja lain dalam organisasi yang sama. Bahkan dapat diperlukan pula diperlukan  oleh organisasi-organisasi lain sebagai alat bantu kelancaran kegiatan organisasinta.

Sebagaimana kita ketahui bahwa, ledakan informasi merupakan problema nyata pada era komputerisasi yang berkembanga cepat. Keperluan akan informasi sudah dikenal benar dan bukan jumlah informasi yang penting tetapi nilainya. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristik, yaitu:

1.   Ketelitian

Ketelitian atau akurasi dapat didepinisikan sebagai perbandingan dari informasi yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada suatu proses pengolahan data tertentu. Misalnya dari 1000 lembar cek gaji tiap bulan yang diproses dengan komputer terdapat 980 lembar yang angkanya benar, maka dikatakan bahwa tingkat ketelitian adalah 0,98 atau 98%.

Suatu presentasi nilai akurasi terhitung baik atau kurang baik tergantung pada nilai atau tingkat ketelitian yang diperlukan dalam kegiatan bersangkutan. Untuk pembayaran gaji, kesalahan 20 lembar cek tidak dapat diterima, tetapi untuk invenarisasi suku cadang yang murah- nilai 98% akurat trmasuk sanagat baik.

Ketidak telitian merupakan kesalahan manusia atau mesin yang berfungsi kurang baik. Kesalahan manusia dalam mendesain sistem, mengoperasikan mesin, menyiapkan data masukan, dan lain,lain, sering merupakan penyebab untuk terjadinya ketidak telitian informasi yang dihasilkan.

2. Ketepatan Waktu

Ketepatan waktu merupakan karakteristik informasi lainnya yang penting. Bukan hanya bernilai baru atau lama, tetapi tepat waktu atau setidaknya saat informasi digunakan. Kendatipun informasinya akurat tetapi kalau diterimanaya atau diketahuinya terlambat tentu saja sudah tidak berguna. Akurasi saja tidaklah cukup. Seperti halnya pada faktor ketelitian, ketepatan waktu dari suatu informasi pun sangat tergantung kepada keperluan akan informasi bersangkutan.

3. Kelengkapan

Kadang-kadang manajer menghadapi suatu keputusan yang harus dibuat dengan informasi yang teliti, waktu yang tepat, tetapi informasinya tidak lengkap, contoh informasi yang tidak lengkap cukup banyak. Misalnya seorang manajer mendapat undangan rapt. Jenis dan masalah rapat masih ingat, jam dan hari rapat pun nmasih ingat. Tetapi karena undangan tidak dibawa maka tempat rapat  diselenggarakan tidak diingat. Itu salah satu contoh ketidak lengkapan informasi, seringkal ikegiatan bisnis yang memerlukan pengambilan keputusan yang secara cepat menjadi tertunda karena hanya kurang lengkapnya informasi yang ada.

4. Ringkas

Karena sering menghadapi masalah kurang lengkapnya informasi maka sering terjadi dalam penyediaan suatu informasi diupayakan secara berkelabihan. Informasinya terlalu rinci, sehingga manajer yang akan mengambil keputusan berdasarkan informasi tersebut menjadi bingung. Karena itu informasi yang bernilai untuk manajer adalah informasi yang ringkas dan langsung mengenai sasaran yang diperlukan (to the poin), laporan yang diberikan hendaklah ringkas dan jelas, tidak bertele-tele dan berlebihan, baik isi maupun bahasanya.

Informasi yang bernilai lebih cenderung bersifat seperti suatu kesimpulan, dan akan lebih jelas dan bernilai tinggi bila dapat disertai dengan bagan, gambar, grafik, tabel, dan bentuk statistik lainnya.

 

5. Kesesuaian

Informasi yang bernilai tinggi tentu saja mempersyarakatkan pula unsur kelima yaitu sesuai (relevan). Informasi hendaklah sesuai dengan keperluan pekerjaan atau keperluan manajemen.

Informasi hendaklah sesuai (relevan) dengan tujuan yang akan di capai. Data yang sama seringkali perlu diolah secara berbeda untuk memperoleh informasi yang sesuai dengan keperluan unit masing-masing

Suatu informasi baru dapat dikatakan bernialai bila mempunyai lima unsusr karakteristik seperti tersebut di atas. Tinggi atau rendahnya tergantung kepada komposisi atau gabungan nilai dari kelima unsusr dan meratanya nilai masig-masing unsur bersangkutan. Nilai tertinggi tentu saja 100%. Nilai informasi dapat merupakan gabungan dari nilai kuantitatif dan nilai kualitatif.

1.6  Tindak Lanjut Informasi

Informasi adalah hasil dari pengolahan data. Informasi tersebut dapat dalam bentuk fisik dan nonfisik. Informasi bentuk fisik adalah informasi yang sudah dicetak  diatas kertas dalam bentuk “print-out” atau “hardcopy”. Sedangkan informasi bentuk nonfisisk adalah informasih yang masih berada dalam komputer yaitu pada ”harddisk” dan media komputer lainnya seperti disket dan pita magnetik. Sesudah informasi tersbut dihasilkan masih tredapat kegiatan lanjutan yang dilakukan terhadap informasi, yang disebut sebagi kegiatan. Tindak Lanjut Informasi (Information follow-up)  tersebut adalah.

 

1. komunikasi

Informasi dapat di komunikasikan untuk keperluan internal dan eksternal organisasi. Komunikasi internal adalah komunikasi antarorganisasi sendiri, baik pusat, cabang, maupun perwakilan-perwakilan. Komunikasi eksternal adalah komunikasi dengan organisasi-organisasi lain dan pelayanan pelanggan. Komunikasi internal dan eksternal tersebut dapat dilakukan dalam bentuk komunikasi langsung dan komunikasi tidak langsung.

Mengkomunikasikan informasi dapat dilakukan dalam bentuk

1.       Rapat

2.       Pelaporan

3.       Arus informasi rutin (flow of information),

4.       Pengiriman

Pada rapat, informasi dapat disampaikan atau disajikan secara lisan atau tertulis (hasil cetak) dengan alat Bantu audio visual aid/AVA atau komputer. AVA adalah alat Bantu yang dapat dipandang dan didengar seperti film, filmstrip, rapat dapat berlangsung dalam satu ruangan atau jarak jauh (teleconference).

Pelaporan informasi umumnya dilakukan oleh bawahan kepada atasan. Pelaporan dapat dilakukan secara berhadapan, jarak jauh, tertulis, atau pelaporan jarak jauh antar komputer.

Mengkomunikasikan informasi melalui kegiatan arus informasi rutin dapat mengalir secara horizontal dan vertical. Arus informasi horizontal adalah arus informasi yang berjalan mendatar antara unsur atau unsur setingkat. Arus informasi vertical adalah arus informasi yang mengalir dari bawah ke atas (upward/bottom-up) dan dari atas ke bawah (down ward/top down). Arus informasi dapat dialirkan dalam bentuk dokumen tertulis dan AVA atau antarkomputer melalui sebuah jaringan.

Ada dua macam pengiriman informasi yaitu, pengiriman fisik dan pengiriman nonfisik. Pengirim fisik informasi anatara lain dpat dilakukan dengan pos, kurir, faksimili. Disamping pengirimkan fisik dokumen dengan pos, kurir, faksimil, informasi dapat dikirim melalui telex, telegram atau antarkomputer dengan surat elektronik (electronic mail/e-mail).

2. Penyimapanan

Menyimapan informasi dalam file-file seperti di kotak-kotak atau di cabinet arsip dan lain-lain. Untuk keperluan pemakaian waktu yang akandatang disebut penyimpanan (storing). Penyimpanan informasi perlu dilakukan bila informasi tersebut bernilai tinggi dan masih akan dipakai  sebagai bahan bukti, alat bantu ingatan, atau referensi. Penyimpanan dapat disesuaikan dengan media informasi itu berada. Media tersebut umumnya dari kertas, AVA atau media komputer.

3. Penemuan Kembali

Mencari kembali data dan informasi yang sudah disimpan, bila diperlukan oleh manajemen atau untuk keperluan pekerjaan di sebut penemuan kembali (retrieving). Cara (motode) penemuan kembali tersebut tergantung kepada cara penyimpanan yang digunakan. Untuk penyimpanan manual pencarian dapat dilakukan petugas sesuai dengan sistem penyimpanan masing-masing, misalnya menurut nama, subjek, geografis atau nomor.

 Untuk data dan informasi yang dimasukan dalam komputer, maka keperluan akan informasi dapat dicari melalui prosedur komputer, bila memerlukan fisik informasinya, kita dapat menggunakan indeks atau kode penyinpanan yang diprogramkan pada komputer, sehingga tempat atau lokasi fisik informasinya disimpan dapat  diketahui dan ditemukan.

 

4. Reproduksi

Sering kali informasi yang dihasilkan perlu diperbanyak untuk keperluan penyebaranya. Memeprbanyak informasi tersebut disebut reproduksi. Tergantung kepada masing-masing, maka pekerjaan reproduksi dapat dilakuakan secara manual, mesin manual, mesin listrik, atau komputer.

 Kegiatan-kegiatan tindak lanjut  terhadap keluaran informasi tersebut di atas tidak termasuk sebagai pekerjaan pengolahan data, karena sudah merupakan pekerjaan informasi. Berikut ini adalah ringkasan kegiatan tindak lanjut informasi dalam bentuk gambar bagan kegiatan komunikasi, penyimpanan, penemuan kembali, dan reproduksi yang berkaitan dengan alat yang digunaka (lihat tabel 2.1).

Jenis peralatan

komunikasi

Penyimpanan kembali

penmemuan

reproduksi

manual

Lisan

Tertulis

kurir

 

Arsip

Dokumen

Jurnal

Buku besar

File klerk

Peneta pembukuan

Pencatatan

Kertas

Karbom

Mesin manual

Penyampaian dokumenmesin berjalan

File putar                 bermesin

Mesin,Stensil,

Mesin, alamat

Mesin cetak

 

File kartu

File bergerak

Mesin listrik

Pita kaset

Recorder, Telex

Telegram, Faxsimili, Telepon

AVA

AVA

Mesin elektrik pencari dokumen

Mesin elektrik duplicator, alamat, cetak

komputer

Transmisi data

o-line

jaringan area lokal (LAN)

jaringan area luas (wide area network)

keluaran

cetak

display

visual, keluaran, suara

Media komputer

Magnetis

Microfilm

komputer

On-line

Dengan alat akses langsung penyimpanan media komputer

Kopi ganda pencetak kopi microfilm

 

Tabel  2.1 : hubungan alat dan tindak lanjut informasi.

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

 

 

Amsyah, Zulkifli. 1989.  Manajemen Kearsipan. Jakarta; Gramedia Pustaka

Amsyah, Zulkifli. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: ASMI.

Amsyah, Zulkifli. 2000. Manajemn Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia.

Badriyah, Tessy. Sistem Informasi Manajemen.

Bagya, Widya P. 1988. Pedoman Analisa & Disain Sistem. Jakarta: Universitas Pembangunan Nasionol Veteran.

 

Bakotan. 1982. Pemnfaattan Teknologi Informasi dalam Organisasi Pemerintah: Jakarta:  Proceeding Seminar.

 

Burch dan Strater, 1974. Information Systems: Theory and Practice, Hamilton Publishing Campanny, California: Santa Barbara.

 

Davis, Gordon B. 1974. Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure, and Development. McGraw-Hill International Book Campany: Auckland etc.

 

Davis, Gordon B. 1991. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen: Struktur dan Pengembangannya. Jakarta : Pustaka Binaman Pessindo.

 

Davis, Gordon B. 1992Sistem Informasi Manajemen I & II. Jakarta: Pustaka Binawan.

Duun, N. Wiliam. 1998. Analisis Kebijakan Publik. Disadur oleh Muhadjir Darwis. Public Policy Analysis. Yogyakarta: Hanindita Offst.

 

Enger, Norman L. 1980. Management Standards for Developing Information Systems New York: AMACOM.

 

Gasperz, Vincent.1988. Sistem Informasi Manajemen: Suatu Pengantar. Bandung: Armico.

 

Indrajit, Ricardo Eko. 2001. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: Gramedia.

 

Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. 1998. Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping Melbourne: Longman.

 

Kumorotomo, Wahyudi dan Subando Agus Margono. 2001. Sistem Informasi manajemen. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.

 

Kristianto, Harianto. 1993. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi.

Lani,Sidharta. 1995. Sistem Informasi Manajemen: Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta:  Elex Media Komputindi

 

Leman. 1998. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo.

 

Lucas, Henry. 1978. Information Systems Concepts for Management. New York: McGraw-Hill.

 

Mahyuzir, Tavri D. 1994. Analisa dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: Elex Media Komputindo.

 

Moekijat. 1991. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Remaja Rosda Karya.

 

Moekijat. 1984. Kamus Manajemen. Cetakan ketiga. Bandung:  Alumni.

Mykland, Liv .1992. Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism, Montreal:ICA, XIIth

 

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi.Yogyakara: Andi.

 

Onong, U. Effendi. 1989. Sistem Informasi Manajemen. Bandung:  Mandar Maju. 

Ricks, Betty, et.al. 1992. Information and Image Management: a Records System Approach, South Western Publishing Co., Cincinnati.

 

Richardus, Eko Indrajit. 2000. Pengantar Konsep Dasar: Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta:  Elex Media Komputindi.

 

Riza, Taufan. 2001. Manajemen Jaringan TCP/ IP. Jakarta:  Elex Media Komputindi.

 

Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedke. 1987. Information and Record Management, Los Angeles: California State University.

 

Soedjadi, F. X. 1995. Analisis Manajemen Moderen. Jakarta:  Gunung Agung.

Siagian. 1977. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan. Cetakan ketiga. Jakarta: Gunung Agung.

 

Sulistyo-Basuki.  2003. Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia.

 

Utomo, Junaedi. 2000. “Sistem Informasi dan Fenomenanya di Masa Depan”, Buletein Jendela Informatika. Vol 1. No. 6.

 

Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. 1992. Records Management Handbook, Vermont: Ashgate Publish.

 

Wallace, Patricia E., et.al. 1992.  Records Management Intregated  Information Systems, New Jersey: Prentice Hall Inc.,

 

Walne, Peter, eds. 1988. Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG. Saur.

Witarto. 2004. Memahami Sistem Informasi. Bandung:  Informatika.

Yuniarto, Nurwono. 1994. Manajemen Informasi Pendekatan Global. Jakarta:  Elex Media Komputindi

 

 

 

 

 

 

 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s